No RootsTech 2024, líderes de arquivos e guardiões de registros de todo o mundo se reuniram para o Simpósio de Guardião de Arquivos e Registros (link disponível em alguns idiomas) para compartilhar insights sobre como reunir e salvar registros históricos. Os registros preservam a “memória coletiva da humanidade e, por meio da transformação digital, podemos realmente ser também a memória acessível para a sociedade”, disse o Dr. Thomas Aigner.

Um painel de quatro líderes do setor, moderado por Michael Colemere, Diretor da Área de FamilySearch para a Ásia-Pacífico, compartilhou sua experiência na manutenção desses registros. Os painelistas incluíram:

Dra. Yolanda Camacho-Zapata, Diretora do Arquivo Histórico do Estado de San Luis Potosí no México
Dr. Emmanuel Calairo, Presidente da Comissão Histórica Nacional das Filipinas
Carlos Serrano-Vásquez, Diretor Executivo do Conselho Internacional de Arquivos
Dr. Thomas Aigner, CEO da Heritage Consulting GmbH

Assista ao painel de discussão do Arquivos Globais

Nota: Estes links e o vídeo de discussão do painel estão disponíveis apenas em alguns idiomas.

Este painel de especialistas mundiais abordou a importância de salvar as informações gravadas antes que elas sejam perdidas no tempo. Com os registros escritos em todo o mundo se deteriorando, a melhor coisa que alguém pode fazer é educar os outros sobre o quão importantes são os registros históricos para que mais possam ser salvos para as gerações futuras.

Por que os registros são importantes

Os registros escritos são de vital importância para salvar recordações. Caso contrário, quando uma pessoa morre, suas recordações vão com ela. E essas recordações conectam famílias. “Os registros são sobre as pessoas… Tudo o que foi feito para preservar esses registros em sua forma original é por causa das pessoas”, disse Calairo.

Somos todos primos e estamos criando uma árvore que conecta tantos. Isso nos ajuda a descobrir como estamos conectados uns aos outros. Os registros conectam os pontos entre as pessoas, possibilitando traçar essas relações familiares.

Uma corrida contra o tempo

A devastação do tempo, as forças da natureza e os desastres naturais e causados pelo homem podem destruir registros significativos e, com eles, fatos históricos importantes. Arquivos habilmente gerenciados são essenciais para manter registros antigos e mantê-los em boas condições.

O Dr. Camacho-Zapata contou sobre uma coleção de documentos sendo armazenados em sacos plásticos em um ambiente quente e úmido. “Alguém lhes disse que era a melhor maneira de mantê-los. Pude ver os documentos morrendo lentamente dentro das bolsas.”

Muitas vezes, à medida que as coleções crescem e se tornam pesadas, elas são escondidas em sótãos e porões, onde se deterioram. Eles podem ser danificados por insetos, roedores, umidade e calor, e podem ser completamente destruídos em incêndios, inundações, guerras e desastres semelhantes.

“É claro que ‘o papel acaba morrendo'”, observou Aigner. É essencial usar métodos aprimorados para preservar registros antigos e seu conteúdo como foi originalmente narrado.

Novas e melhores maneiras de salvar a história

Arquivos de todo o mundo se esforçam para reunir e preservar documentos históricos, mantendo-os em condições seguras. Sempre que possível, essas organizações usam tecnologia para criar cópias acessíveis dos registros originais. “Digitalizar registros é uma das melhores respostas”, disse o Dr. Camacho-Zapata.

Há 40 anos, nem pensávamos em digitalizar, mas os avanços da tecnologia nos últimos 34 anos mudaram tudo”, observou Aigner. “Agora temos um novo papel em relação à identificação das pessoas [do passado].”

O mesmo vale para registros pessoais. Digitalizar fotos e enviá-las aos membros da família não só ajuda a compartilhar a herança com a família, mas também fornece uma rede de segurança contra perdas. Fazer backup de cópias de recordações da família protege informações e recordações valiosas.

Novos avanços continuam mudando o cenário de conservação de registros com a chegada da Inteligência Artificial (IA). “A inteligência artificial está abrindo uma enorme prioridade de oportunidades e nos dando muitas ferramentas para trabalhar para indexação… processamento de linguagem … reconhecimento de imagem … [e] vinculação de registros”, observou Serrano-Vesquez. Ele continuou descrevendo como a IA tornará possível fazer conexões entre bancos de dados e facilitar o trabalho de novas maneiras.

A IA e avanços semelhantes agora podem tornar possível acessar informações de documentos como nunca antes”, acrescentou Aigner.

O papel da IA na manutenção de registros

Por ser nova – em sua infância – a IA também pode ser “meio assustadora”. À medida que as pessoas tentam entender o que é e o que ainda não pode fazer, é importante verificar com olhos humanos. “A inteligência artificial… é meio mais fácil para a pesquisa, mas na verdade abre alguns outros desafios para nós. Porque como vamos saber se o que está montado está realmente certo?”, disse Comacho-Zapata. Os curadores devem estar vigilantes e verificar a precisão dos bancos de dados produzidos por IA, entendendo que a saída de IA não é perfeita.

O painel refletiu que, usada adequadamente, a IA revolucionou e continuará revolucionando seus esforços por meio da indexação, tradução, auditoria e criação de árvores genealógicas. O trabalho de um arquivista para manter os registros acessíveis e disponíveis se torna mais fácil à medida que a IA se torna cada vez mais confiável.

No FamilySearch, a IA foi implementada para identificar palavras em registros antigos escritos à mão. O FamilySearch usou essa tecnologia pela primeira vez em registros manuscritos em espanhol. Os seres humanos então revisam os registros para ajudar a melhorar a precisão.

A IA também se tornou inestimável para ajudar a fornecer dicas on-line aos usuários do FamilySearch, combinando registros com pessoas às quais eles podem se candidatar no sistema. A IA é “treinada” para dar respostas corretas pelo menos 90% do tempo antes de poder ser usada com sucesso para ajudar a orientar os usuários para os registros certos.

Mesmo com esses enormes avanços, um futuro maior e melhor está reservado. Estamos agora no mesmo lugar na IA que a internet discada estava para a internet simplificada de hoje. As perspectivas para o futuro são enormes. A IA generativa já ajuda na digitalização, indexação e criação de histórias, mas haverá muito mais.

Os avanços do FamilySearch para registros acessíveis

O FamilySearch oferece uma das maiores coleções de registros digitalizados do mundo, esforçando-se constantemente para reunir e manter registros de importância genealógica onde quer que sejam encontrados. Os registros digitalizados estão disponíveis online gratuitamente para os usuários do FamilySearch.

Explore os registros do FamilySearch

Para criar sua enorme compilação de registros, o FamilySearch desenvolve parcerias com arquivos em todo o mundo. Os registros originais permanecem com seus arquivos, e o FamilySearch preserva uma cópia digital e disponibiliza cópias online a critério dos arquivos parceiros, e retorna uma cópia digitalizada para o arquivo parceiro.

Quinhentas equipes de câmera estão atualmente digitalizando registros em arquivos em todo o mundo. Eles digitalizam milhares de registros diariamente com milhões de nomes. Esses registros digitalizados estão disponíveis gratuitamente online em FamilySearch.org ou por meio de mais de 5.000 Centros do FamilySearch em todo o mundo. A Biblioteca do FamilySearch também abriga 537.000 livros e periódicos, muitos dos quais estão disponíveis online.

Em um esforço para também conservar as histórias orais, que são particularmente suscetíveis à perda, o FamilySearch registra genealogias orais na África, Oceana, Filipinas, Pacífico Sul e Américas. Por meio desse esforço, eles reuniram 253 milhões de nomes por meio de 1 milhão de entrevistas, ajudando a preservar as histórias e culturas desses povos.

Assista ao Fórum Técnico do FamilySearch no RootsTech 2024 para saber mais sobre a nova tecnologia que o FamilySearch está usando para ajudar os pesquisadores a encontrar sua família.

Fórum Técnico RootsTech 2024

Espalhando a Palavra

Os arquivistas da Rootstech compartilharam suas preocupações de que, quando o público não reconhece a importância dos registros, os documentos correm o risco de perda. Eles concordaram que é essencial educar aqueles que fazem registros – governo, registros locais, municípios e público – sobre como preservá-los.

Muitas vezes, os registros ficam esquecidos em porões, onde podem ser danificados, roubados ou destruídos. Muitas vezes, os registros são deixados desorganizados, tornando quase impossível encontrá-los e identificá-los. Às vezes, registros antigos significativos são até mesmo remetidos para o monte de lixo.

Educar as pessoas e os governos ajuda a evitar perdas desnecessárias. Trabalhando juntos, os registros podem ser salvos e o histórico preservado. A construção de parcerias também pode ser inestimável para compartilhar recursos e esforços.

Para pequenos projetos, como recordações familiares, indivíduos e famílias podem se beneficiar do uso de um “parceiro” com o equipamento para digitalizar cópias de seus próprios registros. Algumas entidades, como a Biblioteca do FamilySearch e universidades, estão bem preparadas com equipamentos e habilidades para ajudar.